|
1. Για τους σκοπούς του παρόντος Προεδρικού Διατάγματος ισχύουν οι σχετικοί ορισμοί του άρθρου 3 του νόμου 3979/2011 (ΦΕΚ 138/Α/2011) Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις καθώς και οι ορισμοί, τα πρότυπα, τα δομικά στοιχεία και η διαδικασία έκδοσης των ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων όπως αναφέρονται στα άρθρα 1 και 3 αντίστοιχα της απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031/2012 Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο και οι ορισμοί του άρθρου 1 της απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ΥΑΠ/ Φ40.4/1/989/10/4/2012 Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (ΦΕΚ 1301/Β/2012).
2. Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο: Κάθε Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο, το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του οργάνου έκδοσης του εγγράφου.
3. Ηλεκτρονικός Φάκελος: Σύνολο εγγράφων και δεδομένων που έχουν συγκροτηθεί οργανικά είτε από τους χρήστες του ηλεκτρονικού αρχείου για την εποπτεία ή τη διαχείριση μίας υπόθεσης είτε με έλλογη ομαδοποίηση κατά την ταξινόμηση.
4. Μεταδεδομένα: Σύνολα δομημένης πληροφορίας που περιγράφουν και χαρακτηρίζουν ηλεκτρονικά έγγραφα, ηλεκτρονικούς φακέλους και ηλεκτρονικά αρχεία και επιτρέπουν την ταύτιση, διαχείριση, αναζήτηση, ανάκτηση, πρόσβαση και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από ανθρώπους ή συστήματα.
5. Κανόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων: Οι κανόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων αφορούν:
α) στον τρόπο οργάνωσης και ευρετηρίασης ενός αρχείου,
β) στον τρόπο ταξινόμησης των εγγράφων σε ένα αρχείο,
γ) στις ενέργειες που εκτελούνται στα αντικείμενα ενός ηλεκτρονικού αρχείου, όπως έγγραφα, φάκελοι και δεδομένα καθώς και
δ) στον καθορισμό των δικαιωμάτων πρόσβασης και ενεργειών των χρηστών στα αντικείμενα του ηλεκτρονικού αρχείου.
6. Χρήστης: όποιος έχει δικαίωμα πρόσβασης στο πλαίσιο της άσκησης των καθηκόντων του στο σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης καλύπτοντας τις ελάχιστες απαιτήσεις αυθεντικοποίησης.
7. Ταξινόμηση: Η συστηματική ταύτιση και τοποθέτηση των ηλεκτρονικών φακέλων και εγγράφων σε κατηγορίες σύμφωνα με λογικά δομημένες συμβάσεις, μεθόδους και κανόνες που ορίζονται από τις λειτουργίες και αρμοδιότητες που εκτελούνται από τους φορείς.